[쿠키뉴스=김진환 기자] 한 지방자치단체 총무과에서 근무하는 조민철(45세, 남)씨는 지난달 사무실에서 쓰인 문서 관리 비용 내역을 확인하고 매우 만족했다. 통합문서관리서비스를 도입해 복합기를 바꾼 뒤 불필요한 문서 출력량이 줄어들었고 종이와 토너 사용량 역시 눈에 띄게 줄어들었기 때문. 또 모바일, 클라우드를 활용해 시간과 장소에 제약 없이 업무를 빠르고 손쉽게 처리할 수 있어 업무 효율성도 향상됐다.
◇“비용은 낮추고 효율을 높여라”
최근 전 세계적으로 저성장 기조가 오랫동안 지속되면서 기업들 사이에서는 저비용 고효율을 외치며 어떻게든 비용 절감과 동시에 업무 효율성을 높이는 방안을 찾고자 혈안이다. 또 ‘워크&라이프 밸런스’가 화두로 떠오르면서 ‘일하는 곳=사무실’이라는 공식이 깨지고 ‘내가 있는 곳=사무실’이라는 새로운 공식이 등장했다. 이런 시대의 흐름에 맞춰 기업들의 고민은 깊어지기 시작했다.
이런 기업의 고민에 발맞춰 지난 2007년부터 국내 시장에 본격적으로 도입되기 시작한 통합문서관리서비스(MPS)이 주목 받고 있다.
통합문서관리서비스(MPS)란 ‘Managed Print Services’의 약자로 기업의 문서 프로세스를 분석해 출력기기와 솔루션을 최적화해 주는 서비스다. 복합기 설치부터 소모품 관리, AS까지 기업의 문서출력 환경을 통합ㆍ관리하여 불필요한 낭비요소를 최소화 시킨다.
기업내 네트워크상에 있는 모든 장비를 등록함으로써 출력 장비의 자산 관리 및 출력 관리 데이터를 수집하는 것은 물론, 소모품 부족 시 자동 주문을 통해 업무 지연까지 미연에 방지할 수 있는 문서관리 솔루션이다.
특히 MPS는 기업의 업종 및 서비스 등 출력 환경에 따라 각기 다른 맞춤형 솔루션을 선택해 이용할 수 있어 기업의 출력 비용 절감과 업무 생산성 향상을 동시에 실현시킬 수 있다. 과거 문서출력을 위해 각각의 다른 기기로 존재하던 복사기와 프린터가 하나의 네트워크로 시스템화 되면서 기업 경쟁력 향상의 도구로 활용되고 있다.
◇한국후지제록스, 서울시청 문서보안 솔루션 등 MPS 구축
문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스는 2013년 3월 서울시의 스마트워크 환경 구축을 위한 통합문서관리서비스를 구축했다.
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서울 시청에 구축한 MPS는 2012년 10월, 서울시 신청사에서 사용 중인 532대의 프린터, 복사기, 팩스, 스캐너 등의 사무기기를 1/4 수준인 139대로 대폭 줄였으며, 서울시의 스마트워크 환경 구축을 지원할 수 있는 ▲클라우드 프린트 솔루션 ▲전자팩스 솔루션 ▲문서보안 솔루션 ▲사무기기 통합관리 솔루션 등을 포함한다.
◇클라우드 프린트 솔루션·전자팩스 솔루션 적용
클라우드 프린트 솔루션을 적용하면 서울시청 직원들은 청사 내 어떤 복합기에서도 자유롭게 문서를 출력할 수 있다. 또한 전자팩스 솔루션은 팩스문서가 전자문서 형태로 웹 서버에 보관되어 사용자가 원하는 팩스만 선택 출력할 수 있기 때문에 스팸 팩스 등 불필요한 문서의 출력으로 인한 종이와 토너 사용량을 절감할 수 있다.
◇문서보안 기능 강화
최근 증가하는 정보 보안 관련 이슈에 대비하고자 문서보안 기능도 강화했다. 정보 보안이 중요한 공공기관이라는 점을 감안해 사원증 혹은 지문으로 인증 과정을 거쳐 허가된 직원만 복합기를 사용할 수 있도록 제한했다.
또한 한국후지제록스는 복합기나 프린터 사용에 관한 모든 로그 정보 및 문서 자체를 스토리지에 자동저장 해 문서 출력 및 유출 여부를 진단하는 ‘이미지로그 솔루션(Image Log Service)’을 제공하고 있다. ‘사용자 인증→복합기 사용→각종 정보저장’의 3단계로 이뤄지며 이 과정에서 누가, 언제, 몇 장을 출력했는지에 관한 작업 로그 기록이 저장된다.
기밀 정보로 분류된 문서는 아예 출력할 수 없도록 하거나 문서가 유출되더라도 사용자의 출력현황과 출력한 문서 이미지를 검색, 정보 유출자를 쉽게 찾아낼 수 있다.
◇기존 MPS에서 한 단계 더 진화한 ‘차세대 MPS’
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2015년에는 기존의 MPS에서 한 단계 더 발전한 ‘차세대 MPS(Next Generation Managed Print Services)’를 통해 업무 프로세스에 혁신을 불러일으킬 것으로 전망된다. 차세대 MPS는 비용절감과 업무 생산성의 향상뿐 아니라 문서보안 강화 및 비효율적인 업무 프로세스의 개선을 도와준다.
이는 기존 MPS의 정량적 분석에서 한 단계 더 발전해 1:1 인터뷰와 서베이 등을 통한 정성적 분석이 가능해졌기 때문이다. 차세대 MPS의 정성적 분석은 종이문서가 어떤 목적으로 출력되고 공유되며 어떤 방식으로 누구에게 배포되는 지 알 수 있어 비효율적인 업무 프로세스를 개선할 수 있다.
또한 PC와 태블릿, 스마트폰 등 다양한 플랫폼에서 생성된 문서를 원활하게 공유ㆍ저장ㆍ변환할 수 있는 환경을 제공해 업무 효율성을 극대화 했다. goldenbat@kukimedia.co.kr
◇“비용은 낮추고 효율을 높여라”
최근 전 세계적으로 저성장 기조가 오랫동안 지속되면서 기업들 사이에서는 저비용 고효율을 외치며 어떻게든 비용 절감과 동시에 업무 효율성을 높이는 방안을 찾고자 혈안이다. 또 ‘워크&라이프 밸런스’가 화두로 떠오르면서 ‘일하는 곳=사무실’이라는 공식이 깨지고 ‘내가 있는 곳=사무실’이라는 새로운 공식이 등장했다. 이런 시대의 흐름에 맞춰 기업들의 고민은 깊어지기 시작했다.
이런 기업의 고민에 발맞춰 지난 2007년부터 국내 시장에 본격적으로 도입되기 시작한 통합문서관리서비스(MPS)이 주목 받고 있다.
통합문서관리서비스(MPS)란 ‘Managed Print Services’의 약자로 기업의 문서 프로세스를 분석해 출력기기와 솔루션을 최적화해 주는 서비스다. 복합기 설치부터 소모품 관리, AS까지 기업의 문서출력 환경을 통합ㆍ관리하여 불필요한 낭비요소를 최소화 시킨다.
기업내 네트워크상에 있는 모든 장비를 등록함으로써 출력 장비의 자산 관리 및 출력 관리 데이터를 수집하는 것은 물론, 소모품 부족 시 자동 주문을 통해 업무 지연까지 미연에 방지할 수 있는 문서관리 솔루션이다.
특히 MPS는 기업의 업종 및 서비스 등 출력 환경에 따라 각기 다른 맞춤형 솔루션을 선택해 이용할 수 있어 기업의 출력 비용 절감과 업무 생산성 향상을 동시에 실현시킬 수 있다. 과거 문서출력을 위해 각각의 다른 기기로 존재하던 복사기와 프린터가 하나의 네트워크로 시스템화 되면서 기업 경쟁력 향상의 도구로 활용되고 있다.
◇한국후지제록스, 서울시청 문서보안 솔루션 등 MPS 구축
문서관리 컨설팅 기업 한국후지제록스는 2013년 3월 서울시의 스마트워크 환경 구축을 위한 통합문서관리서비스를 구축했다.
서울 시청에 구축한 MPS는 2012년 10월, 서울시 신청사에서 사용 중인 532대의 프린터, 복사기, 팩스, 스캐너 등의 사무기기를 1/4 수준인 139대로 대폭 줄였으며, 서울시의 스마트워크 환경 구축을 지원할 수 있는 ▲클라우드 프린트 솔루션 ▲전자팩스 솔루션 ▲문서보안 솔루션 ▲사무기기 통합관리 솔루션 등을 포함한다.
◇클라우드 프린트 솔루션·전자팩스 솔루션 적용
클라우드 프린트 솔루션을 적용하면 서울시청 직원들은 청사 내 어떤 복합기에서도 자유롭게 문서를 출력할 수 있다. 또한 전자팩스 솔루션은 팩스문서가 전자문서 형태로 웹 서버에 보관되어 사용자가 원하는 팩스만 선택 출력할 수 있기 때문에 스팸 팩스 등 불필요한 문서의 출력으로 인한 종이와 토너 사용량을 절감할 수 있다.
◇문서보안 기능 강화
최근 증가하는 정보 보안 관련 이슈에 대비하고자 문서보안 기능도 강화했다. 정보 보안이 중요한 공공기관이라는 점을 감안해 사원증 혹은 지문으로 인증 과정을 거쳐 허가된 직원만 복합기를 사용할 수 있도록 제한했다.
또한 한국후지제록스는 복합기나 프린터 사용에 관한 모든 로그 정보 및 문서 자체를 스토리지에 자동저장 해 문서 출력 및 유출 여부를 진단하는 ‘이미지로그 솔루션(Image Log Service)’을 제공하고 있다. ‘사용자 인증→복합기 사용→각종 정보저장’의 3단계로 이뤄지며 이 과정에서 누가, 언제, 몇 장을 출력했는지에 관한 작업 로그 기록이 저장된다.
기밀 정보로 분류된 문서는 아예 출력할 수 없도록 하거나 문서가 유출되더라도 사용자의 출력현황과 출력한 문서 이미지를 검색, 정보 유출자를 쉽게 찾아낼 수 있다.
◇기존 MPS에서 한 단계 더 진화한 ‘차세대 MPS’
2015년에는 기존의 MPS에서 한 단계 더 발전한 ‘차세대 MPS(Next Generation Managed Print Services)’를 통해 업무 프로세스에 혁신을 불러일으킬 것으로 전망된다. 차세대 MPS는 비용절감과 업무 생산성의 향상뿐 아니라 문서보안 강화 및 비효율적인 업무 프로세스의 개선을 도와준다.
이는 기존 MPS의 정량적 분석에서 한 단계 더 발전해 1:1 인터뷰와 서베이 등을 통한 정성적 분석이 가능해졌기 때문이다. 차세대 MPS의 정성적 분석은 종이문서가 어떤 목적으로 출력되고 공유되며 어떤 방식으로 누구에게 배포되는 지 알 수 있어 비효율적인 업무 프로세스를 개선할 수 있다.
또한 PC와 태블릿, 스마트폰 등 다양한 플랫폼에서 생성된 문서를 원활하게 공유ㆍ저장ㆍ변환할 수 있는 환경을 제공해 업무 효율성을 극대화 했다. goldenbat@kukimedia.co.kr
